iPortalDoc, solução de Gestão Documental e de Processos

iPortalDoc

Gestão Documental, Processos de Negócio e Comunicações numa única Solução

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O iPortalDoc é uma solução integrada para a Gestão de Documentos e Processos baseada em fluxos de trabalho (workflows)

Permite modelar e implementar processos transversais a todas as áreas das organizações públicas e privadas: Faturação Eletrónica com Assinatura Digital, Encomendas, Propostas, Compras, Correspondência, Contratos, Reclamações, entre outros.

A qualquer momento de um determinado processo, que decorra no Sistema de Gestão Documental, iPortalDoc, com vários intervenientes e diferentes departamentos envolvidos, terá sempre acesso a todo o histórico de pessoas implicadas, intervenções realizadas, bem como aos documentos e emails associados, facilitando a pesquisa e evitando perdas de tempo e de informação. O que se traduz, não só, numa melhoria continua das atividades e dos próprios processos das organizações, tornando-os mais simples, e mais eficientes, como no aumento da produtividade nas diferentes áreas de negócio.

Arquivo de Comunicações (emails, chamadas e conversas instantâneas) integradas com a Gestão de Documentos e Processos. O iPortalDoc é a única solução de Gestão Documental que integra, de forma nativa, com uma Central de Comunicações Unificadas, o que permite que as ChamadasEmails e Conversas de Chat, sejam gravadas, na Gestão Documental, e fiquem associadas aos documentos/processos a que dizem respeito, podendo ser consultados a qualquer momento.

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Pedido de conta – iPortalDoc

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Vantagens

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Software gestão documental

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Com a implementação do Sistema de Gestão Documental, iPortalDoc, as vantagens para a sua organização serão muitas:

  • Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
  • Desmaterialização da documentação e dos processos;
  • Redução da circulação da informação em suporte papel;
  • Gestão do arquivo da empresa de forma centralizada;
  • Normalização dos documentos;
  • Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos/processos;
  • Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação (documentos e processos);
  • Aumento da eficiência administrativa e processual;
  • Rentabilização do espaço físico e diminuição da impressão de papel.
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O iPortalDoc, permite-lhe diminuir o tempo com a pesquisa e gestão de documentos em 50/ 60% e até 70%, com margem de erro nula, poupando em infraestruturas físicas de arquivo.

.PT – iportaldoc – Exemplos de Documentos Exemplos de Documentos geridos pelo iPortalDoc

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Referências por Setor de Atividade

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Evolução e Versatilidade

As equipas que desenvolvem a solução de Gestão Documental, iPortalDoc, orgulham-se de ouvir os seus clientes e adaptar as soluções às suas necessidades. Isto faz com que a suite iPortalDoc tenha conseguido atingir o estado de arte em muitas das suas vertentes e produza resultados com um nível de eficiência sem precedentes.

Experiência e Conhecimento

Com 16 anos de experiência, a trabalhar com empresas de pequena, média e grande dimensão, as equipas do Gestor de Documentos e Processos, iPortalDoc, realizam intervenções rápidas e completas, independentemente do tipo de organização ou área de negócio.

Serviço e Suporte

O Sistema de Gestão Documental foi concebido para trabalhar no pico da produtividade, para que esta se reflita no desempenho das organizações.

Soluções à medida necessitam de intervenções personalizadas, e por isso as equipas de suporte iPortalDoc, estão preparadas para assistir em qualquer situação técnica, para que o sistema trabalhe no máximo do seu potencial.

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Gestão de documentos
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Funcionalidades para Construção e Indústria

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  • Gestão e acompanhamento de Obras/ Projetos
  • Associação de todos os documentos relacionados com Obras/ Projetos
  • Gestão de encomendas e tratamento de Propostas e Orçamentos
  • Apoio à atividade de Recursos Humanos – Ausências e Férias
  • Requisição de materiais e aluguer de viaturas
  • Aprovações de documentos
  • Criação de um repositório único para a documentação existente na organização
  • Rapidez, facilidade e simplicidade no tratamento da documentação
  • Gestão de documentos e processos da qualidade
  • Digitalização de correspondência, registo e gestão da correspondência recebida e expedida
  • Normalização dos layouts dos documentos a serem enviados para o exterior
  • Fluidez na gestão do conhecimento
  • Integração com aplicações já existentes
  • Acesso online

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Empresas a usarem o iPortalDoc:

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  • AE Transmontana – Operestradas XXI, S.A.
  • CONTEC – Construção e Engenharia, S.A.
  • CAPA – Engenharia e Construções Metalomecânicas, S.A.
  • CONDURIL Engenharia S.A.
  • EFACEC S.G.P.S.
  • EPOLI – Espumas de Polietileno S.A.
  • QUATERNAIRE Portugal, Consultoria para o Desenvolvimento S.A.
  • GEG – Gabinete de Estruturas e Geotecnia, Lda
  • GRAFOPEL – Equipamentos Gráficos S.A.
  • Vilamoura World
  • MRG – EQUIPAV, Engenharia e Construção, S.A.
  • VIAPONTE – Projetos e Consultoria de Engenharia S.A.
  • GARCIA, GARCIA S.A. – Construção de Edifícios
  • Silos de Leixões
  • SOLANCIS – Sociedade Exploradora de Pedreiras S.A.
  • VIAPONTE – Projectos e Consultoria de Engenharia S.A.
  • IPERPLANO – Gestão, Planeamento E Fiscalização De Obras, Lda.
  • INTERMOLDE -Moldes Vidreiros Internacionais Lda
  • TECNILAB
  • BEC – Braga Equipamentos de Construção, Lda
  • CONCESSIONÁRIA DE RODOVIAS DO TIETE S.A. – Brasil
  • ITJ, Moldes
  • SOAPRO

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Funcionalidades para Organizações Estatais

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  • Gestão e acompanhamento de obras públicas e obras de particulares
  • Gestão de concursos públicos
  • Geração e envio de Ofícios
  • Geração e tratamento de informações internas
  • Publicação de Atas, Regulamentos e Diários da República
  • Gestão de Propostas, Requisições, Faturas e Ordens de Pagamento
  • Organização de eventos culturais, desportivos e festividades
  • Optimização de processos relacionados com ATLs, Serviços Sociais, Segurança Social,Gestão de Módulos relativos a Atestados, Recibos e Certidões, Apoio Domiciliário, Canídeos e Concessionários
  • Criação de um repositório único para a documentação existente na organização
  • Rapidez, facilidade e simplicidade no tratamento da documentação
  • Gestão de documentos e processos da Qualidade
  • Digitalização de Correspondência, registo e tratamento da correspondência recebida e expedida
  • Normalização dos layouts dos documentos a serem enviados para o exterior
  • Fluidez na gestão do conhecimento
  • Acesso online

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Empresas a usarem o iPortalDoc

[dt_gap height=”30″][dt_vc_list dividers=”false”]

  • AMA, Agência para a Modernização Administrativa
  • Câmara Municipal do Porto
  • Câmara Municipal de Armamar
  • Câmara Municipal de Mondim de Basto
  • Câmara Municipal de Resende
  • Câmara Municipal de Sernancelhe
  • Câmara Municipal da Trofa
  • Câmara Municipal de Freixo de Espada à Cinta
  • Câmara Municipal de Santo Tirso
  • CCDRN- Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional do Norte
  • Ministério do Interior de Angola
  • Ministério da Saúde de Cabo Verde
  • Ministério do Turismo de Cabo Verde
  • Porto Lazer – Empresa de Desporto e Lazer do Município do Porto, E.M.
  • Empresa Mobilidade de Aveiro, E.M.
  • Loulé Concelho Global, E.M.
  • Junta de Freguesia Parque das Nações
  • Junta de Freguesia de Santo Ildefonso
  • APDL – Porto de Leixões e Viana do Castelo
  • ANPME – Associação Nacional de Pequenas e Médias Empresas
  • IPDJ – Instituto Português do Desporto e Juventude
  • ANPROALV – Proalv Agência Nacional – Erasmus +
  • AMTP – Autoridade Metropolitana de Transportes do Porto
  • AMVDS – Associação de Municípios do Vale do Douro Sul (CIM Douro)
  • CIM Cávado – Comunidade Intermunicipal do Cávado

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Funcionalidades para Comércio e Serviços

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  • Gestão e acompanhamento de Faturas de Clientes e Fornecedores, Recibos e Notas de Crédito e Débito
  • Controlo de Encomendas
  • Organização e acompanhamento de Orçamentos e Propostas
  • Requisição de materiais e matérias-primas
  • Apoio à atividade de Recursos Humanos
  • Elaboração de Fichas Técnicas
  • Aprovações de Documentos
  • Criação de um repositório único para a documentação existente na organização
  • Rapidez, facilidade e simplicidade no tratamento da documentação
  • Gestão de documentos e processos da Qualidade
  • Digitalização de Correspondência, registo e gestão da correspondência recebida e expedida
  • Normalização dos layouts dos documentos a serem enviados para o exterior
  • Fluidez na gestão do conhecimento
  • Integração com aplicações já existentes
  • Acesso online

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Empresas a usarem o iPortalDoc

[dt_gap height=”30″][dt_vc_list dividers=”false”]

  • AZINOR – Comércio Internacional e Representações, Lda
  • BACELAR –  Equipamentos Hospitalares, Lda
  • LICOR BEIRÃO – Companhia Espirituosa, SA
  • TORRESTIR – Transportes Nacionais e Internacionais S.A.
  • TINTAS CIN – Produção e Comercialização de Tintas e Vernizes
  • AVILUDO S.A. – Indústria e Comércio de Produtos Alimentares
  • BANCO BNI – Banco de Negócios Internacional
  • BURMESTER & STÜVE, Navegação S.A
  • Douro Azul
  • Grupo JAP
  • EUROSPUMA – Sociedade Industrial de Espumas Sintéticas S.A
  • ZARRINHA S.A. – Fábrica de Papel e Cartão
  • J. PINTO LEITÃO S.A. – Comércio de madeira e Produtos Derivados
  • CARCLASSE – Comércio de Automóveis S.A
  • IMPETUS PORTUGAL – TÊXTEIS S.A.
  • RESINORTE – Tratamento de Resíduos Sólidos
  • SKILLMIND – Consultoria e sistemas de informação, lda
  • Santa Casa da Misericórdia do Porto
  • LAMEIRINHO-INDÚSTRIA TEXTIL S.A.
  • INOVAMAIS – Inovação tecnológica
  • DECUNIFY – Soluções de Comunicações, SA
  • AVEICELLULAR – Comunicações e Acessórios Lda
  • DIALGEST SODEFE – Sistemas de Informação, Lda
  • Manoel D. Poças Júnior – Vinhos, S.A.
  • Conselho Regional do Porto da Ordem dos Advogados
  • Ordem dos Arquitetos
  • Turismo do Alentejo, E.R.T.
  • Madeira Wine Company S.A.
  • APOLÓNIA – Supermercados S.A.
  • HUGAL – Industria de Calçado, Lda
  • PREVIGARB – Engenharia de Segurança, Lda.
  • APCOR – Associação Portuguesa de Cortiça
  • ALGARDATA – Sistemas Informáticos SA

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Funcionalidades para Empresas de Águas e Saneamento

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  • Criação de Relatórios de Avaliação de Desempenho
  • Gestão de Informações Internas
  • Organização e gestão de CAs e CEs
  • Apoio à atividade de Recursos Humanos: ausências e férias dos colaboradores
  • Gestão das consultas a fornecedores, faturação e pedidos de cheques
  • Criação de um repositório único para a documentação existente na organização
  • Rapidez, facilidade e simplicidade no tratamento da documentação
  • Gestão de documentos e processos da Qualidade
  • Digitalização de Correspondência, registo e gestão da correspondência recebida e expedida
  • Normalização dos layouts dos documentos a serem enviados para o exterior
  • Fluidez na gestão do conhecimento
  • Acesso Online

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Empresas a usarem o iPortalDoc

[dt_gap height=”30″][dt_vc_list dividers=”false”]

  • Águas do Porto, E.M.
  • Águas do Centro Litoral
  • Águas do Norte (Águas do Douro e Paiva, SIMDouro, Águas do Noroeste e Águas de Trás-os-Montes
  • SMAS ALMADA – Serviços Municipalizados De Água E Saneamento De Almada
  • SMEAS MAIA – Serviços Municipalizados De Electricidade Água Saneamento da Maia
  • FIPAG – Águas de Moçambique

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Funcionalidades para Organizações na Área da Saúde

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  • Gestão do Processo Individual do Funcionário (PIF) e do Processo de acumulação de Funções
  • Apoio à atividade de Recursos Humanos e Serviços de Secretariado
  • Criação de um repositório único para a documentação existente na organização
  • Rapidez, facilidade e simplicidade no tratamento da documentação
  • Gestão de documentos e processos da Qualidade
  • Digitalização de Correspondência, registo e gestão da correspondência recebida e expedida
  • Normalização dos layouts dos documentos a serem enviados para o exterior
  • Fluidez na gestão do conhecimento
  • Integração com aplicações já existentes
  • Acesso online

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Empresas a usarem o iPortalDoc

[dt_gap height=”30″][dt_vc_list dividers=”false”]

  • Centro Hospitalar do Porto
  • Centro Hospitalar da Cova da Beira
  • Centro Hospitalar do Médio Ave
  • Centro Hospitalar de Trás os Montes e Alto Douro
  • Hospital Doutor Francisco Zagalo – Ovar
  • SPMS – Serviços Partilhados do Ministério da Saúde E.P.E
  • TRUST – Gestão Integrada De Saúde, S.A
  • CITOMED – Equipamentos e Reagentes para Laboratório, Lda
  • ULSAM – Gestão Integrada de Saúde, S.A

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Funcionalidades para Comércio e Serviços

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  • Gestão de formandos (Documentos dos alunos)
  • Organização de CVs
  • Emissão de Certificados
  • Organização de eventos e workshops
  • Criação de um repositório único para a documentação existente na organização
  • Rapidez, facilidade e simplicidade no tratamento da documentação
  • Gestão de documentos e processos da Qualidade
  • Digitalização de Correspondência, registo e gestão da correspondência recebida e expedida
  • Normalização dos layouts dos documentos a serem enviados para o exterior
  • Fluidez na gestão do conhecimento
  • Integração com aplicações já existentes
  • Acesso Online

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Empresas a usarem o iPortalDoc

[dt_gap height=”30″][dt_vc_list dividers=”false”]

  • PORTO BUSINESS SCHOOL – Associação EGP – Universidade do Porto
  • IPL – Instituto Politécnico de Lisboa
  • IPCA – Instituto Politécnico Do Cávado E Do Ave
  • AHPTUS – Consultoria e Formação, Lda
  • CFPIC – Centro de Formação Profissional da Indústria de Calçado Lda
  • CITEX – Centro de Formação profissional da Indústria Têxtil
  • CICCOPN – Centro de Formação Profissional da Indústria da Construção Civil e Obras Públicas do Norte
  • Colégio de St. Peters
  • MADEIRA TECNOPOLO S.A. – Polo Científico e Tecnológico da Madeira
  • MODATEX – Centro de Formação Profissional da Indústria Têxtil, Vestuário, Confecção e Lanifícios
  • Agrupamento de Escolas de Monserrate
  • Escola Intercultural da Amadora, E.M.

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Funcionalidades

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[dt_gap height=”15″][dt_gap height=”15″][dt_gap height=”15″][dt_gap height=”15″][dt_gap height=”15″][dt_gap height=”15″][dt_gap height=”15″][dt_gap height=”15″][dt_gap height=”15″][dt_gap height=”15″][dt_gap height=”15″]
Gestão Documental
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[dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Interface Web Intuitiva para o Utilizador" el_id="1517590829847-71a020e6-773f"]A utilização do Sistema de Gestão Documental e Gestão de Processos, iPortalDoc, não implica instalação de software nos postos de trabalho, bastando que as ferramentas mais comuns como: Navegador Web (browser tipo Internet Explorer), leitor de correio eletrónico (ex: Outlook), e um gestor de ficheiros (gestor de ficheiros ex: Explorador do Windows) estejam disponíveis. Uma vez que a maioria dos profissionais conhece o funcionamento destas aplicações, a aprendizagem na utilização do gestor de documentos é fácil e rápida. A formação é necessária para os profissionais com funções de gestão ou chefia. Tarefas como, atribuição de permissões, criação de utilizadores, criação de fluxos de trabalho ou produção de modelos de documentos, são realizadas pela pessoa responsável, sendo necessário formação especializada para operar o software.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Acesso Restrito de Documentos por Tipo de Utilizador" el_id="1517590829941-a9ebf496-3164"]Cada colaborador tem a sua especificidade dentro da organização. O Sistema de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, está preparado para espelhar na Gestão de Perfis os utilizadores, grupos a que pertencem e as suas permissões. Deste modo, cada colaborador tem apenas acesso à informação que diz respeito à sua função, quer ao nível das pastas que compõem a hierarquia documental, quer ao nível dos documentos. Desta forma, elimina-se o ruído e o risco de fuga de informação confidencial. Cada colaborador tem apenas acesso à informação que diz respeito à sua função, quer ao nível das pastas que compõem a hierarquia documental, quer ao nível dos documentos, ou até mesmo funcionalidades/ ações do iPortalDoc eliminando o risco de fuga de informação confidencial e melhorando a organização da informação. No que diz respeito à segurança dos documentos, compete ao gestor documental e de processos garantir que os documentos são protegidos contra alterações deliberadas ou acidentais no que respeita ao conteúdo, contexto, estrutura e aspeto, ao longo de todo o seu ciclo de vida, a fim de preservar a respetiva autenticidade, impedindo qualquer tipo de alteração a um documento, exceto se prevista no processo organizacional.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Facilita a sua Pesquisa" el_id="1517590830028-18cc6f22-17c2"]Com a introdução de uma palavra e um clique fazemos uma pesquisa rápida no gestor documental, iPortalDoc, obtendo muito rapidamente todos os documentos que na sua classificação incluam esse termo nas palavra-chave, títulos, sumários, descrição e/ou autores. A pesquisa avançada permite-nos recuperar os documentos, procurando em toda a meta-informação. Além da filtragem por tipos de entidade, datas de introdução ou elaboração, destacamos ainda a possibilidade de pesquisar por estados do fluxo de trabalho. Por exemplo, todas as propostas que se encontram à espera de adjudicação.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Multilíngue" el_id="1517590830113-6f625254-4142"]O Sistema de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, está disponível de base em 4 idiomas.

Sendo eles o Português, Inglês, Espanhol e Francês. Isto quer dizer que no caso de existir uma organização a trabalhar com a gestão documental, onde trabalhem pessoas de diferentes nacionalidades com idiomas distintos, poderão escolher com qual desejam trabalhar. Basta mudar uma opção, para que todo o layout e menus sejam alterados para o idioma pretendido.

Para além disso o iPortalDoc suporta qualquer tipo de carateres, fazendo deste software, uma plataforma completamente traduzível para qualquer língua do Mundo, apenas sendo necessário o desenvolvimento personalizado para tal.

[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Localização dos Documentos em Pastas Físicas" el_id="1517590830202-e7e1e202-f9f5"]Muitos dos documentos gerados numa organização, são armazenados em arquivos físicos, por exemplo para efeitos legais. Esta gestão torna-se particularmente difícil quando o volume de documentos aumenta. O Sistema de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, disponibiliza um campo dedicado, onde a informação sobre a localização do armazenamento físico, pode ser introduzida. Sempre que for necessário encontrar o documento no arquivo físico, basta pedir ao iPortalDoc para retornar esta informação.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Partilha de Documentos na Rede Social Corporativa" el_id="1517590830290-d6b306c6-087a"]Possibilidade de partilhar documentos a partir da gestão documental para a Rede Social Corporativa, IPBRICK.CAFE. Com apenas um clique pode partilhar os seus documentos com todos os utilizadores ou com um grupo específico de utilizadores.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Histórico das Ações por Utilizador" el_id="1517590830384-db5b79b8-9191"]A solução de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, regista todo o histórico de ações referentes ao Utilizador e ao Documento.

Ações do Utilizador – Quando o utilizador envia, aprova, gera, assina, arquiva ou realiza qualquer ação dentro do iPortalDoc, estas ações ficam registadas e disponíveis para consulta no menu histórico do utilizador.

Ações sobre um Documento – Todas as ações realizadas sobre um documento são registadas e é sempre possível saber quem realizou a ação e de que tipo de ação se tratou.

[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Sistema de Notificações por Email" el_id="1517590830476-2bdee5f6-9493"]O software de gestão documental e de Processos, iPortalDoc, dispõe de um sistema de alertas, que permite ao utilizador, nunca falhar uma ação importante. Sabendo que a maioria dos utilizadores usa o email várias vezes ao dia, foi desenvolvido um sistema de alertas que envia os mesmos, por email ao utilizador. É ainda particularmente útil, quando o utilizador se encontra fora da empresa e pretende consultar todas as ações que tem por realizar. Estas podem ser consultadas através de qualquer disposito móvel.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Multiplataforma" el_id="1517590830571-382a5ffc-c1e3"]O Sistema de Gestão Documental e Gestão de Processos, iPortalDoc, é completamente compatível com todos os dispositivos com acesso à Internet que disponibilizem acesso via Browser. Isto que dizer que é compatível com computadores desktop, computadores portáteis, tablets, smartphones e garante o funcionamento na última versão de qualquer browser na versão Desktop.[/vc_toggle]

[vc_toggle title="Associação de Emails, Chamadas e Chats a Documentos" el_id="1517590830666-ded2b7ef-01d8"]O Sistema de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, permite ainda associar registos de comunicações a documentos. Estas comunicações podem ser mensagens de email, chamadas telefónicas e conversas de chat. Uma grande parte dos documentos, originam conversas e troca de mensagens entre vários intervenientes. Informações presentes nesta troca de mensagens, são extremamente úteis e fundamentais, por exemplo para “Ajuda à Decisão”, como “Prova Factual”, para rever “Argumentos” ou obter “Ideias”. São registadas as informações provenientes das (chamadas de voz, emails e chats) e de seguida anexadas ao documento, por meio de códigos. Emails: Basta colocar o código do documento, no título ou corpo do email, para que todos os emails que contenham este código, apareçam associados ao documento em causa e acessíveis através do menu do mesmo. Chat: O mesmo acontece com o chat. Coloca-se o código do documento, no início da conversa de chat e o registo da conversa aparecerá associado ao documento, acessível através do menu do mesmo. Chamadas de Voz: Nas chamadas de voz, o processo é semelhante, tendo que ser pronunciado este código durante a chamada. O sistema faz o reconhecimento de voz e armazena  e associa o áudio da chamada. Este áudio pode ser acedido junto ao documento na interface da solução de gestão documental.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Processos adaptáveis a qualquer Empresa" el_id="1517590830767-a6184149-e9da"]A solução de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, permite gerir o ciclo de vida de um documento, através da implementação de fluxos documentais. Para isso, o iPortalDoc oferece uma funcionalidade gráfica de “drag and drop” que permite desenhar um fluxo de trabalho de uma forma muito simples, através da seleção, movimento, cópia e colagem de objetos. Os fluxos de trabalho são criados de acordo com as necessidades e requisitos de cada tipo de processo, por isso não têm qualquer limitação.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Integração com Microsoft Office e Open Office" el_id="1517590830862-d23f5703-f1fd"]O Sistema de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, integra também com templates Microsoft Office e Open office. A partir da interface do gestor documental podemos evocar modelos de documentos do MS Office e Open Office. Com a possibilidade de utilização de campos pré-inseridos (autor, nome da entidade, e outros). Um exemplo concreto, é o “formato de carta” da Organização. O modelo da carta pode ser produzido em microsoft Word ou em Open Office Writer e depois inserido no na gestão de documentos e processos produzindo um template (modelo de documento). Sempre que um colaborador necessitar redigir uma carta da empresa, terá apenas que aceder ao interface Web do iPortalDoc, selecionar esse tipo de documento e automaticamente ser-lhe-á apresentado o modelo do MS Office ou Libre Office, já pré preenchido com  os valores do código, entidade de destino, morada, etc. Ao gravar o documento no MS Office ou Libre Office, automaticamente o documento será introduzido no sistema em formato pdf dando início ao processo que esteja definido e alertando os intervenientes no mesmo.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Integração com OCR - Digitalização de Documentos" el_id="1517590830957-41648c9d-f2eb"]O iPortaldoc, Sistema de Gestão Documental e de Processos integra com qualquer software de OCR, sendo o mais utilizado o KOFAX. O iPortalDoc, dispõe também de um motor OCR. Isto quer dizer que se adquirir o iPortalDoc poderá adquirir juntamente o OCR iPortalDoc, para dar resposta às necessidades de reconhecimento de texto. O OCR iPortalDoc permite:

  • Fazer a extração de texto
  • Pesquisa de informação no texto extraído
  • Permite definir modelos de OCR. Isto é, permite a obtenção de dados, em campos específicos de documentos, para classificação automática de documentos.

Ex1: (extração dos valores das faturas) Ex2: (extração dos remetentes da correspondência) Ex3: (extração, localização e reconhecimento do logo de uma entidade no documento)

[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Integração com ERP - Gestão de Recursos Empresariais" el_id="1517590831051-78e11a62-a03a"]A integração entre o iPortalDoc e um sistema de ERP possibilita uma visão integrada e abrangente entre sistemas, constituindo uma solução de gestão de documentos simplificada para os utilizadores de ambas as aplicações. Evita-se assim a duplicação de registos de informação, facilitando a partilha e disponibilização de documentos produzidos pelo ERP. Os documentos gerados no sistema ERP são automaticamente integrados na gestão documental, sendo organizados no respetivo arquivo digital e despoletando o fluxo associado. Quando um documento é registado no ERP, é também classificado e guardado no arquivo digital do Sistema de Gestão Documental, dando origem a uma série de ações associadas ao respetivo fluxo de trabalho. Todas as ações, estados e intervenientes associados a um documento são visíveis no seu histórico. A informação atualizada e facilmente acessível constitui uma fonte de valor acrescentado, reduzindo significativamente custos operacionais e de manutenção, assim como se torna numa ajuda valiosa na tomada de decisão, garantindo a informação certa no momento certo. Trata-se de uma visão única integrada e abrangente dos principais documentos, fluxos e processos da organização (vendas, compras, contabilidade, ativos, gestão do imobilizado), contactos e oportunidades.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Integração com CRM - Gestão de clientes" el_id="1517590831152-95556ad0-872b"]Permite organizar e acompanhar toda a informação sobre uma entidade. Contactos efetuados, oportunidades, projetos previstos ou em curso, a correspondência eletrónica trocada, as vendas, os pagamentos, resultando numa agenda e num histórico daquela entidade. O que permitirá ter um maior conhecimento sobre a entidade com quem nos estamos a relacionar, as tomadas de decisão, os recursos gastos em determinada oportunidade de negócio, e antecipar as tomadas de decisão. Adicionalmente, esta integração permite obter informação sob a forma de gráficos, para o seguimento das vendas.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Despoleta Ações e Fluxos Automaticamente" el_id="1517590831247-267415a4-3b5e"]O iPortalDoc, Sistema de Gestão Documental e Gestão de Processos permite despoletar ações e fluxos automaticamente. Exemplos de ações e fluxos automáticos são:

– Entrada de emails com fatura de fornecedores, que faz despoletar um reenvio automático do e-mail, para o departamento financeiro, que por sua vez tem de ir à aprovação do departamento comercial.

– Na digitalização de documentos, o documento é identificado através da recolha do remetente e assunto, armazenado na diretoria correta e enviado para o departamento correspondente.

– O Processo de pagamento de seguros, IVA ou IRS é despoletado de 6 em 6 meses para que não existam falhas ou esquecimentos nos prazos e a nível administrativo.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″]

[vc_toggle title="Gestão da Correspondência - Integra com Email e Fax" el_id="1517590831406-113bbd79-0eb4"]A organização e o encaminhamento da correspondência recebida ficará bastante facilitada com a utilização do Sistema de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, uma vez que não é necessária a circulação de papel logo reduz osriscos de extravio. Assegura-se que cada carta ou fax chega ao seu destinatário, este é notificado e é registada a ação de leitura. Além do fácil acesso, a mesma carta pode ser lida em simultâneo por vários utilizadores. Todas as ações sobre um documento são registadas e podem ser acompanhadas através de comentários. A correspondência expedida é registada e enviada para o exterior, por exemplo, por fax ou email, através do iPortalDoc, sem necessidade de imprimir os documentos. O gestor documental envia para o seu email todo o tipo de notificações importantes, como ações sobre as tarefas pendentes, tarefas cujo prazo de realização já expirou ou está prestes a expirar e lembretes sobre atividades a realizar pelos seus colaboradores. Através da colocação de uma simples etiqueta pode arquivar no gestor documental as suas mensagens, que automaticamente ficam associadas ao documento em questão. É também possível a introdução de emails, tratando o ficheiro da mensagem como um documento arquivável.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Criação de Relatórios e Instrumentos de apoio à decisão" el_id="1517590831496-816dfc09-fa1e"]O Sistema de Gestão de Documentos e Processos, iPortalDoc, permite-lhe obter relatórios pormenorizados por atividade, colaboradores, entre outros itens, e obter estatísticas de toda a atividade da sua empresa. Estes relatórios, que podem ser exportados para excel, assumem-se como importantes ferramentas de apoio à decisão. Assim, saberá sempre, por exemplo, os níveis de produtividade, organizados por áreas, departamentos ou colaboradores.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Assinatura Digital de Documentos" el_id="1517590831585-46967da4-34bb"]Permite a assinatura digital de documentos de três formas distintas. Assinatura através de Cartão de Cidadão (CC) – Utiliza o dispositivo de leitura da AMA (Agência para a Modernização Administrativa), com validação através da introdução de PIN secreto. Assinatura Digitalizada – O processo baseia-se na digitalização da assinatura do interveniente e na inserção automática da mesma no documento, quando necessário. Certificado Digital – É também possível assinar o Documento através de um certificado digital. Este certificado pode existir em duas vertentes. Certificado alocado apenas à organização e certificado referente ao colaborador da instituição.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Criação de Modelos de Documentos" el_id="1517590831674-29e2f70e-f3b5"]Os templates Office e Open Office são modelos que permitem inserir um documento deste tipo, ou seja, o iPortalDoc descarrega o template (modelo), aberto em office ou OpenOffice, conforme o modelo. O utilizador preenche o modelo e no momento de o guardar, o documento é enviado diretamente para o Sistema de Gestão de Documentos e Processos e convertido em PDF. Ou seja, apenas é guardado o documento. Em modelos baseados em formulários/templates PDF, é criado um formulário, que é apresentado diretamente no iPortalDoc. Depois de preenchido dá origem a um documento PDF. Ao mesmo tempo os valores inseridos nos campos do formulário podem ser guardados em base de dados. O iPortalDoc consegue ainda extrair dados destes campos, previamente definidos. Um exemplo de extração de dados é por exemplo a extração do total das faturas, para gerar a faturação total. Ou então o destinatário de todas as cartas escritas. Estes dados são depois utilizados para gerar relatórios estatísticos e para ajudar no apoio à decisão.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Adiciona Comentários a Documentos" el_id="1517590831764-57247112-2b1a"]

Esta funcionalidade permite associar comentários ou notas importantes ao documento.

[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Introdução de Documentos - Várias Formas" el_id="1517590831856-18be8063-9c28"]É possível colocar Documentos no iPortalDoc através de cinco formas. Cada uma delas serve propósitos distintos:

1 – A primeira forma de introdução de documentos é através da digitalização por meio de um scanner. Documentos como cartas, faxes, e outros que são recebidos por meios físicos em formato papel e posteriormente digitalizados por um scanner. Os scanners podem operar através de duas formas distintas. Podem dar entrada do documento digitalizado, enviando um email para um determinado endereço, ou via pasta partilhada (pasta de rede do sistema de ficheiros).

2 – Introdução de documentos por upload. Os documentos podem ser inseridos através do método de upload, escolhendo previamente a pasta ou subpasta da hierarquia do Sistema de Gestão Documental. É aberta uma janela ou formulário de inserção, onde é possível atribuir metadados ao documento como: título, tipo de documento, fluxo de trabalho, entidade, código, data, edição do documento, descrição, palavras chave, resumo, autor, entre outros. Os campos não são obrigatórios e podem ser de preenchimento automático. A introdução dos documentos é feita de forma rápida e completa.

3 – Gerar documentos dentro da interface do iPortalDoc. Pode gerar documentos em formato PDF, através do preenchimento de formulários Web. Por exemplo, quando é necessário produzir e enviar um documento interno como um questionário, basta aceder ao interface, introduzir a informação nos campos devidos e enviar o documento para os destinatários pretendidos.

4 – Email Archiving – Grande parte da documentação importante das organizações está no email, mas nem sempre é fácil fazer uma gestão eficiente dessa mesma informação. Foi a pensar nisso que a IPBRICK desenvolveu uma inovadora solução para o arquivo e gestão de emails, que conta com uma renovada interface para a classificação e/ou encaminhamento. Além disso, permite gravar todos os emails enviados e recebidos, mas além da gravação de emails notifica os utilizadores sobre os emails a aguardar resposta. Estas notificações podem ser definidas por utilizador, tipo de entidade, cliente, fornecedor ou período de tempo. Sendo que todos os emails são geridos independentemente dos utilizadores envolvidos. Permite ainda associar emails a documentos/processos, bem como pesquisar emails numa interface própria.

5 – O método de inserção de hierarquia permite aos utilizadores, introduzirem conjuntos de pastas, subpastas e ficheiros de uma só vez. Imagine que no seu sistema operativo, tem já uma sequência hierárquica de pastas e subpastas com ficheiros. Para evitar ter que inserir os ficheiros um a um, o sistema permite a introdução de todo o conteúdo, de uma só vez, mantendo a estrutura de pastas intacta através do método de hierarquia.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Versões dos Documentos - Controlo e Atualização" el_id="1517590831945-ed975972-92c4"]Uma grande parte dos documentos, são editados diversas vezes ao longo do seu ciclo de vida. Existe sempre a necessidade de corrigir ou atualizar documentos, produzidos ou recebidos. O Sistema de Gestão Documental e Gestão de Processos iPortalDoc permite atualizar o documento no sistema, sem que haja perda das versões anteriores. Por defeito o sistema disponibiliza a última versão do documento, sendo o acesso às versões anteriores, muito fácil e intuitivo.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Gestão dos Emails como Documentos" el_id="1517590832038-cd077676-d0d7"]As equipas de desenvolvimento da solução de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, desde há muito que reconhecem que os emails devem ser tratados como documentos. A razão desta forma de olhar para a correspondência eletrónica relaciona-se com o fato de que, os emails de hoje, correspondem às cartas físicas do passado. O mesmo tipo de cartas e documentos eram recebidos dentro de um envelope e muitas vezes ainda o são. Muitas dessas cartas/documentos são recebidas agora por email, e estes emails continuam a ser tão importantes como cartas físicas. Exemplos de documentos importantes recebidos por email: cotações, encomendas, faturas, reclamações, contratos etc… Exemplo concreto: Um conjunto de cartas é recebido numa empresa. Antigamente, essas cartas passariam por uma pessoa, que teria a função de distribuí-las pelas pessoas devidas. Depois de chegarem à mão do remetente necessitariam de ser abertas. Existe sempre a possibilidade dessas cartas não serem abertas ou recebidas pelos intervenientes. O mesmo acontece com as mensagens de email. Com um Sistema de Gestão de Documentos e Processos evita que estas falhas aconteçam. Qualquer email é tratado como uma carta física/documento. A abertura da carta/email, é designada no sistema, como uma tarefa a realizar. O sistema disponibiliza aos utilizadores o acesso às tarefas por completar, a partir da Interface Web. Juntamente com o resto das tarefas a dar seguimento, encontram-se os emails por ler. Esses emails deverão ser lidos e respondidos de forma a dar como concluída a tarefa. Isto garante que nenhum email fica perdido ou por dar seguimento, evitando assim qualquer tipo de erro administrativo.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Classificação de Documentos com Meta Informação" el_id="1517590832136-741184ef-559e"]Todos os documentos inseridos no Gestor de Documentos e Processos, são classificados de acordo com certas informações que os identificam.

1 – Todos os documentos possuem os chamados eixos de classificação como por exemplo: entidade, tipo de documento, código, data, autor e outros. Ao introduzir um documento no iPortalDoc, deve sempre classificar os documentos através destas informações. Esta identificação pode ser feita automaticamente, ou então manualmente, quando o documento é introduzido no sistema.

2 – Existem eixos de classificação mais específicos, de acordo com a área de negócio ou o departamento de uma empresa. Alguns exemplos são: assunto, área de trabalho, departamento, divisão da empresa, direção, etc).[/vc_toggle][dt_gap height=”15″][vc_toggle title="Tratamento de Documentos em Simultâneo" el_id="1517590832226-9af62dea-dbe8"]Imagine que um documento, que pode ser uma carta, tem de ser elaborada para pedir informações a um fornecedor. Esta carta tem de ser redigida e depois aprovada por vários departamentos, antes de chegar ao administrador para dar o aval final e ser enviada. Em circunstâncias normais, esta carta teria de passar por todos os departamentos (Dep. Jurídico, Dep. Técnico, Dep. Financeiro) nesta ordem, e só depois seguiria para o administrador. Isto poderia causar, perda de informação, falhas na entrega do documento e demora excessiva em todo o processo. Com a funcionalidade “Tratamento de documentos em simultâneo” do iPortalDoc, é possível que todos os departamentos trabalhem no documento em simultâneo. O sistema encarrega-se de verificar quais os departamentos que ainda não completaram a sua parte, e posteriormente envia o documento para aprovação final do administrador. Isto permite que o administrador possa consultar qual o departamento cujo documento se encontra parado, maior celeridade em todo o processo e evita falhas administrativas. Só quando todos os departamentos completam a sua parte, o documento segue para aprovação.[/vc_toggle][dt_gap height=”15″]

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Soluções à Medida

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Módulos

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Após anos de utilização por milhares de utilizadores foram identificadas necessidades transversais a todas as organizações. Assim foram criados conjuntos de funcionalidades chamados “Módulos”. Estes módulos ajudam nas mais diversas tarefas administrativas, evitando a aquisição de software adicional por parte da organização e serão adicionados e adaptados conforme as necessidades.

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  • ARQUIVO DE E-MAIL
  • OCR E EXTRAÇÃO DE TEXTO
  • SAFT – ARQUIVO DE DOCUMENTOS FISCAIS
  • DISTRIBUÍDO – EM VÁRIAS DELEGAÇÕES
  • MODULO ESTATÍSTICAS – FATURAÇÃO
  • MÓDULO CONTRATOS
  • MÓDULO REUNIÕES
  • MÓDULO JUNTAS DE FREGUESIA
  • MÓDULO NEWSLETTERS

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Processos

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Cada organização possuí diferentes necessidades quando toca à gestão do fluxo de informação. O Sistema de Gestão de Documentos e Processos, iPortalDoc, está preparado para personalizar e automatizar até a mais pequena tarefa administrativa, e por isso, desenvolve à medida da organização, diferentes soluções. De seguida encontram-se exemplos de processos criados à medida, de acordo com as necessidades da organização.

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  • GESTÃO DE ATENDIMENTO A CLIENTES
  • GESTÃO DE DOCUMENTOS EM PAPEL
  • CONTRATAÇÃO PÚBLICA – AQUISIÇÕES
  • GESTÃO DA QUALIDADE
  • GESTÃO DE OCORRÊNCIAS
  • GESTÃO DE CORRESPONDÊNCIA
  • GESTÃO COMERCIAL
  • GESTÃO FINANCEIRA

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Software gestão documental

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Vídeos Demonstrativos

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Como utilizar o iPortalDoc

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Funcionalidades Base

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3 Exemplos de Fluxos de Trabalho

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Comparativos e Casos de Estudo

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Gestão documental

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Comparativo iPortaDoc com outras Soluções

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Ao longo de anos de implementações bem sucedidas, as equipas de desenvolvimento do gestor de documentos e processos, iPortalDoc, perceberam que a gestão documental, tinha de ser feita de forma diferente, abrangendo várias áreas das organizações. Percebendo que todos os documentos gerados ou introduzidos se encontram em diferentes etapas de trabalho, e que estão associados a determinados tipos de comunicações como por exemplo, conversas de chat, email, chamadas de voz e fax, o iPortalDoc tornou-se num software 3 em 1, cujas áreas assentam na gestão documental, processos e registo das comunicações. Para que possa realmente compreender os benefícios que o iPortalDoc, Sistema de Gestão de Documentos e Processos, trará à sua empresa, foi realizado um comparativo das funcionalidades, com os principais fornecedores de soluções de gestão documental, que poderá consultar no documento que se encontra mais abaixo.

iportaldoc – comparativo soluções Clique para Ler o Comparativo

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Casos de Estudo

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O iPortalDoc permite melhorar a eficiência e poupar nos custos fixos das organizações. Empresas em expansão necessitam de níveis de automatização cada vez maiores, e simultaneamente anular erros administrativos. Uma solução de Gestão de Documentos e Processos não só ajuda nestas tarefas, como também permite aumentar a produtividade, libertando tempo aos colaboradores para tarefas mais importantes. De seguida apresentamos-lhe alguns casos de estudo que demonstram os benefícios da utilização do iPortalDoc numa organização.

iportaldoc – Lanidor – Caso de Estudo Setor Textil  –  Lanidor SA
iportaldoc – Grupo JAP – Caso de Estudo Setor Automóvel – Grupo JAP
iportaldoc – APDL – Caso de Estudo Administração Pública – APDL
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Parceiros e Formação

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Peça a sua formação!

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O seu nome (requerido)

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Contacto Telefónico (requerido)

A sua mensagem

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Formação:

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Se pretende ser parceiro iPortalDoc, ou simplesmente necessita adquirir competências para operar ao nível de Administrador, então envie-nos uma mensagem com a data da formação pretendida e o número de participantes, preenchendo o resto das informações no formulário.

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Parceiros:

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O Sistema de Gestão de Documentos e Processos, iPortalDoc, possuí uma extensa rede de parceiros para que qualquer empresa ou organização, possa usufruir de acompanhamento pessoal e especializado.

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Se está interessado em saber mais sobre como o iPortalDoc pode melhorar a eficiência da gestão documental e de processos da sua empresa, então envie-nos uma mensagem através do formulário com os seguintes dados:

  • Número de utilizadores
  • Tipos de documentos a gerir
  • Integrações com outros softwares
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Gestão de documentos

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  • Experimente a solução de Gestão de Documentos e Processos (iPortalDoc)
    Preencha os campos obrigatórios do formulário e peça a sua conta

    Primeiro e último nome

    Email

    País

    Aceito que os meus dados pessoais sejam usados, pela IPBRICK, SA, para fins de marketing

  • Permite construir formulários chamados “templates” que podem ser prenchidos no interface do iportaldoc, para gerar todo o tipo de documentos e assiná-los digitalmente.

    Alguns exemplos:

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    [dt_vc_list style=”1″ dividers=”false”]

    • Cartas ou Emails
    • Ofícios
    • Contratos
    • Atestados
    • Atas
    • Documentos Internos
    • Modelos de Email
    • Listagens

    [/dt_vc_list]

    [dt_vc_list style=”1″ dividers=”false”]

    • Documentos de Eventos
    • Newsletters
    • Modelos de Propostas
    • Orçamentos
    • Encomendas
    • Tabelas de preços
    • Ordens de Pagamento
    • Requisições

    [/dt_vc_list]

    [dt_vc_list style=”1″ dividers=”false”]

    • Fichas técnicas
    • Caderno de Encargos
    • Reclamações
    • Projetos
    • Especificações
    • Mapa de despesas
    • Documentos da qualidade
    • Férias de colaboradores

    [/dt_vc_list]

    [dt_vc_list style=”1″ dividers=”false”]

    • Calendário de férias individual ou coletivo
    • Currículos Vitae
    • Certidões
    • Questionários
    • Relatórios de formações, faturação, reclamações, custos/projetos
    • Templates realizados em excel

    [/dt_vc_list]

    [dt_gap height=”25″]
    E armazena qualquer tipo de ficheiro como por exemplo, Ficheiros Zip, Imagens, Vídeos
  • Saiba mais sobre as soluções IPBRICK

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